"Dikilmiş ve numaralandırılmış x yaprak sayısı" belki de belgeleri zımbalama ihtiyacı olduğunda akla gelen tek şeydir. Belgeler nasıl dikilir? Yeni gelen kişi hemen, banka sicimi ile sıkıca bağlanmış, kostik tozla kaplı, bir muhasebecinin veya personel departmanının ofisinin köşesinde bir yerde kağıt yığınları hayal eder.
Ancak, her şey ilk bakışta göründüğü kadar basit ve yüzeysel değildir. Bu zor konuda hatalardan kaçınmak için bilmeniz gerekenler nelerdir? Fotoğrafa göre ipli belgeler nasıl dikilir? Bu sorular adım adım talimatlarda ayrıntılı olarak tartışılacaktır.
Neden eski moda zımba telleri?
Belgelerin fabrikada değil de manuel olarak iplik kullanılarak dikilmesini gerektirebilecek birçok devlet kurumu vardır. Bu, her şeyden önce, vergi müfettişliği, arşiv, evrakların kabulü sırasında ipli belgeler dikmesini isterler.bireysel girişimcilerin kaydı, bir tüzel kişiliğin kaydı veya bir ihale için evrak işleri. Belgeler nasıl düzgün şekilde zımbalanır, 2 numaralı fotoğraf gösterilmektedir. Genellikle kalın iplik ve kalın iğne kullanın.
Bu şekilde bağlanan menkul kıymetlerin kaybedilmesi, sahtesinin yapılması veya kağıtların değiştirilmesinin daha zor olduğuna inanılmaktadır. Bazı kuruluşlar, tam da bu nedenle, önemli belgeleri sabitlemek için böyle bir “dede” biçimini kullanır. Başka bir argüman daha var - bazen belgeler kesinlikle gizlidir ve tanıtımdan veya rakiplerin etkisinden korkan yöneticiler, bu tür işleri sırasıyla yalnızca güvenilir bir kişiye emanet eder, uzman firmaların yardımını reddeder.
Önemli
Yanlış iliştirilmiş belgeler, bir işletmeyi kaydetmeyi veya yeniden kaydetmeyi reddetmeye, arşivdeki kağıtları kabul etmeye, kuruluşun bir ihale için rekabetten çıkarılmasına yol açabilir, herhangi bir durumda düzenleyici otoritenin kararını etkileyebilir organizasyonun denetimi.
Tek tip normlar var mı?
Bugüne kadar, tek bir desene göre ipliklerle belgelerin nasıl dikileceğine dair net kurallar yoktur. Sadece tavsiyeler ve talimatlar var. Temel olarak, işletmeler 2009 yılında 76 numaralı siparişle onaylanan Rosarhiv'in metodolojik gelişmelerini, GOST "Ofis işleri ve arşivleme" gerekliliklerini ve ayrıca Rusya Merkez Bankası'nın talimatlarını kullanıyor.
Hazırlık aşaması
Zımbalanacak tüm belgelerin önizlemesi yapılmalıdır, kurşun kalem işaretleri varsa silin. Önemliher sayfayı dikkatlice inceleyin, birbirine yapışmasını önleyin, bir yığında mantıklı ve doğru bir belge dizisi sağlayın. Ciltleme ipliğine zarar verebileceğinden ve belgenin kaybolmasına neden olabileceğinden keskin nesneleri, iğneleri, zımbaları veya ataşları çıkarın. Sayfaları sağ köşede basit bir siyah kurşun kalemle numaralandırmak gerekir, renk dahil mürekkep kullanımına izin verilmez. Belgenin metnine çok yakın numaralandıramazsınız, daha fazla örtüşür. Sayfanın sadece ön yüzü numaralandırılmıştır. Zımbalanan belgenin toplam hacmi 250 sayfayı ve ciltli ve numaralı belgenin yüksekliği 4 santimetreyi geçmemelidir. Fotoğrafta ipli belgelerin nasıl dikileceğine dair bir örnek gösterilmektedir.
Hazırlığın bir sonraki aşaması araçların seçimidir. Belgeleri ipliklerle düzgün bir şekilde dikmek için ihtiyacınız olacak: fotoğraftaki gibi bir bız, özel iplikler, bir karton kapak. Bazı durumlarda, bir delgeç kullanılır. Belgelerin nasıl ve neyle dikileceğine her uzman kendisi karar verir. Sert iplikler veya sıra sicim kullanmak en uygunudur, bazı durumlarda yün iplikler veya danteller kullanılır. Çoğu zaman dekorasyon işlevini taşırlar. Genellikle ciddi raporlar daha katı bir stil kullanır. Envanter için belgeleri ve formu kendiniz hazırlayın.
Bazı incelikler
- Geniş formatlı sayfalar, örneğin A3 veya A2 de numaralandırılmalıdır. Bunu yapmak için tamamen genişletilir ve genel kurallara göre numaralandırılır. Daha sonra katlanmış ve dikkatlice yapıştırılmışköşe.
- Bir mektup yazmak gerekirse açılır, önce zarfın kendisi numaralandırılır, ardından mektubun sayfaları sırayla.
- Belge kapağı numaralandırılmamış. Ayrıca kapak yoksa başlık sayfası numaralandırılmaz. Ancak, ikinci sayfa zaten "2" numarasıyla numaralandırılmıştır.
- Yaprak sayısı 250'den fazlaysa, ciltlere bölünürler. Bu uygulama mahkemelerde yaygındır. Her cilt ayrı ayrı numaralandırılmalıdır.
- Sağ üstte sayfa numarasını belirtmek mümkün değilse veya tüm sayfa doluysa belgeler nasıl zımbalanır? Bu genellikle, örneğin bir fotoğrafı numaralandırırken meydana gelir, bu durumda arkadan numaralandırmaya izin verilir.
- Hatalı numaralandırma durumunda, numaranın üzerini çizebilirsiniz. Ancak, düzeltme imza ile onaylanmalıdır.
- İkiden fazla sayfa atlanmıyorsa, atlanan sayfalar için bir harf ataması kullanılmasına izin verilir. Ana belgenin dijital numaralandırması değişmez, ancak yaprak sayısı artar. Bu durumda belgeleri alacak kişiyi bu konuda uyarmak gerekir.
- Halihazırda numaralandırılmış veya numaralandırılmış bir belgeyi numaralandırmak gerekirse, tekrar numaralandırılacaktır.
- Belgelerdeki sayfalar ayrılamıyorsa veya birbirine yapıştırılmışsa, tek sayfa olarak numaralandırılır. Bu, örneğin bir belgenin üzerine bir çek, fotoğraf veya gazete kupürü yapıştırılmışsa gerçekleşir. Ancak aynı zamanda bir envanter hazırlamak ve “Not” sütununda veya sertifika yazıtında hangi belgelerin yapıştırıldığını, hangi sayfaya ve neleri içerdiğini açıklamak zorunludur.
Hangi belgeler en çok iplikle birlikte dikilir? Her şeyden önce, kurucu ve kuruluş belgeleri. Çoğu zaman küçük bir hacme sahiptirler, bir bızla delmeleri daha kolaydır ve dikişleri kolaydır. Dikiş için birkaç teknoloji var, üç veya beş olmak üzere iki delik açabilirsiniz. Üç delik en yaygın seçenektir. Bazı belgeler diğerlerinden daha küçük olduğunda beş delik kullanışlı olacaktır, beş deliğin birleştirilmesi onları daha iyi düzeltmeye yardımcı olacaktır. Belgelerin değeri yüksekse beş delikli zımbalama kullanılır, bu onların ikame riskini az altır.
İpli belgeler nasıl düzgün bir şekilde dikilir: adım adım talimatlar
- Yaprakları istifleyin, kenarları hizalayın.
- Çerçeve sırasını kontrol edin.
- Gelecekteki deliklerin yerlerini sayfanın sol tarafında ortada simetrik olarak bir kalemle işaretleyin. Bu hem tek bir sayfada hem de tümünde yapılabilir.
- Metinden en az 1,5 santimetre sapmak gereklidir.
- İşaretler kesinlikle dikey olmalıdır, birbirinden üç santimetreye kadar mesafeye izin verilir.
Belge yeterince büyükse, onu bir tığ ile delmek daha uygundur. Genellikle üst delikten başlayın.
Resimdeki gibi fabrika kapağını kullanmak mümkün değilse, sayfaların zarar görmemesi için ilk ve son yaprak ince bir karton şerit ile yapıştırılabilir. Genellikle 50 ila 80 cm arasında doğru iplik uzunluğunu seçmek önemlidir.
İplikle klasik dikiş - üç delik
Belgelerin nasıl dikileceği seçeneğini analiz edelimüç delikte adım adım. Bu, arşivdeki belgeleri dosyalamak veya doğrulamak için klasik ve en yaygın seçenektir. Bu durumda ipliklerle belgelerin nasıl düzgün bir şekilde dikileceği fotoğrafta daha iyi görülmektedir.
İğneyi ve ipliği belge yığınının altına getirin, iki numaralı delikten dışarı çıkarın. 7-8 cm uzunluğunda küçük bir "kuyruk" unutmamalıyız, yine de kullanışlı olacaktır. Ön tarafta, iğneyi üst deliğe yönlendiririz, ardından iğneyi en alt deliğe 3 No'lu geri döndürürüz. Ardından, iğne orta deliğe “daşır”, sonuç olarak, her iki iplik de aşağıda kalır. Artık düğümlenebilirler.
Ayrıca, belge onaylanmalı, bir yaprak kağıt yapıştırılmalı, sorumlu kişinin mührü ve imzası üstüne konulmalıdır. Belgeleri nasıl düzgün bir şekilde dikeceğinizi ve düğümü ipliklerle nasıl sabitleyeceğinizi fotoğrafta görebilirsiniz.
Ayrıca, son sayfanın arkasına bir envanter yapıştırılır. Yazıt elle yapılabilir veya fotoğraftaki gibi hazır şablonlar kullanılabilir.
Belgeleri dört delikten nasıl zımbalayabilirim?
Dört delik delme teknolojisi neredeyse aynıdır. Tek fark, belgenin yukarıdan aşağıya dikilmesidir. Dikiş teyel gibi görünüyor. Sadece bu durumda, önce yukarıdan aşağıya, sonra aşağıdan yukarıya doğru ters sırada tekrarlanır. Böylece bağlar, dev bir dikiş makinesinde dikilmiş gibi, boşluksuz homojendir.
Özel günler
Bazen belgelerin dikey olarak değil, köşede bağlanmasına izin verilir. ATbunlar esas olarak nakit bantların, sağ taraftaki çeklerin sabitlenmesini içeren finansal raporlama kağıtlarıdır. Bu tür belgeler köşeye dikilir. Adımlar, standart belge montajıyla aynıdır, yalnızca köşelerde delikler açılır. Genellikle iki tane vardır. Levha tam olarak köşeye yapıştırılmıştır. Ayrıca, prosedür benzerdir - sertifikalandırılmıştır, bir mühür konulmuştur.
Sonuç
Bir belge hazırlama ve zımbalama sürecinde, her türlü mücbir sebeplerden kaçınmak için belgelerin nasıl zımbalanacağını önceden düşünmek önemlidir. Örneğin, bazen önceden ciltlenmiş ve arşivlenmiş belgelerin bir kopyasını almanız gerekir. Bu tür anlar için önceden endişelenmeye değer. Genellikle, İK veya muhasebe uzmanları, hangi belgenin önce bir fotokopi makinesinden geçirilmesi gerektiğini önceden tahmin edebilir. Bu, işi büyük ölçüde basitleştirir ve zamandan tasarruf sağlar.
